Jak zarządzać czasem. Test i 6 ćwiczeń do wykonania

Każdy z nas ma tyle samo czasu na dobę. A jednak w tym samym czasie jednym udaje się osiągnąć dużo więcej niż innym. Jak to się dzieje, że wydajność pracy jednych i drugich jest tak różna? W czym tkwi sekret wykorzystania czasu, a tym samym uzyskania lepszych wyników życiowych: finansowych i osobistych? W wiedzy, jak zarządzać czasem.

Czym jest zarządzanie czasem?

Może zżymasz się już na początku tego wpisu, gdy widzisz sformułowanie „zarządzanie czasem”? Może należysz do grona ortodoksyjnych wyznawców czasu? To znaczy takich, którzy twierdzą, że czasem nie da się zarządzać, bo jest to przecież nieprzerwany ciąg sekwencji zdarzeń. Dzięki ich przyporządkowaniu do określonych chwil wiemy, gdzie jest przeszłość, teraźniejszość i przyszłość. Zatem nie mamy wpływu na czas jako taki. Jeśli należysz do powyższej grupy, zapewne podpowiesz mi, że prawidłowo powinienem napisać o „zarządzaniu sobą w czasie”. Niechętnie używam tego określenia, bo brzmi ono dla mnie sztucznie.

Przyznaję, że mimo powyższych zastrzeżeń świadomie użyłem w nagłówku pojęcia „zarządzać czasem”, bo jest ono – moim zdaniem – komunikatywne. Wiemy, jakiego zagadnienia dotyczy. Z pewnością dlatego, że każdy z nas ma do czynienia z czasem i z czasem (cóż za piękna gra słów!) uświadamia sobie, ile czasu ucieka mu przez palce. Nic dziwnego, że w takiej sytuacji natychmiast odczuwa potrzebę „lepszego zarządzania czasem”. Zwłaszcza wtedy, gdy nie nadąża z obowiązkami służbowymi.

Babcia i ja w Lututowie

Pierwszy raz refleksja na temat czasu przyszła do mnie, gdy miałem jakieś 16 lat. Podczas wakacji byłem u swojej ukochanej Babci w małej miejscowości Lututów. Ta mieścina znajduje się mniej więcej w połowie drogi między Łodzią a Wrocławiem. Babcia miała wtedy już ponad 80 lat. Wieczorem siadła na przyzbie, zamyśliła się, westchnęła i – ni to do siebie, ni to do mnie – rzekła pytająco:
Kiedy to życie zleciało?

Dla mnie dzieciaka to był szok! Jak to, Babcia nie zauważyła, że za jej życia miała miejsce I wojna światowa, odzyskanie niepodległości, dwudziestolecie międzywojenne, II wojna światowa z jej okropnościami, gdzie m.in. zabito co do nogi Żydów stanowiących 40% mieszkańców Lututowa, czy potem jeszcze czasy realnego socjalizmu, przeżycie śmierci najpierw męża, potem syna Zygmunta i wiele, wiele innych zdarzeń. W młodzieńczej głowie nie mieściło mi się, że historia życia Babci wyglądała tak, jakby czas śmignął jej koło nosa.

Im jestem starszy, tym świadomość upływającego czasu coraz bardziej mnie zastanawia i dokucza. Raz za razem okazuje się, że potęgują się ograniczenia fizyczne i zdrowotne, lecz jednocześnie moją siłą staje się doświadczenie. Dzięki temu przekonuję się, że chociaż czas mi upływa, to mogę nim skutecznie gospodarować. Innymi słowy, że warto nasz czas poświęcić tylko tym sprawom, które są dla nas istotne ze względu na wyznawane wartości i wytyczone sobie życiowe cele. Nawet jeśli je obecnie znasz mgliście, możesz nauczyć się je wyznaczyć, a potem stopniowo osiągnąć.

Tradycyjne sposoby zarządzania czasem

Nie ma co ukrywać, że wszystkie sposoby zarządzania czasem mają na celu podnieść produktywność pracowników. Nie widzę w tym nic złego. To jest prawo właściciela, aby najlepiej wykorzystać czas, za który płaci personelowi. W rezultacie najchętniej poszukuje się metod, aby w dwudziestoczterogodzinnej dobie upchnąć najlepiej 36 godzin. Albo i więcej, jeśli się tylko da! Chociaż wiemy, że to niemożliwe, poszukiwania menadżerów nie ustają.

Photo on Foter.com

Poza tym często myli się skutek z przyczyną. Co z tego, że poprawi się zarządzanie czasem pracowników, czytaj: przykręci się im śrubę, i będą pod większą kontrolą. Jeśli nie zmieni się samo środowisko pracy, a więc pomieszczenie, atmosfera, zaufanie do kierownictwa itp. czynniki, wciąż będzie występować niska produktywność.

Oczywiście należy doskonalić sposoby wykorzystania czasu. Warto wyrobić sobie nawyk zapisywania w formie papierowej lub elektronicznej wszystkich spraw do załatwienia i zadań do zrobienia, aby czegoś nie przegapić. Wtedy można zastosować matrycę Eisenhowera i przypisać określonym czynnościom do wykonania cechę ważności i pilności. To pozwoli potem ustalić kolejność przystąpienia do nich, a część odrzucić lub zlecić innym.

Z matematycznego punktu widzenia matryca wymyślona do zarządzania czasem przez generała Dwighta Eisenhowera to macierz kwadratowa 2 x 2. Powstają cztery pola, w które wpisujemy odpowiednio zadania:
A = sprawy ważne i pilne
B = sprawy ważne i niepilne
C = sprawy nieważne, lecz pilne
D = sprawy nieważne i niepilne Jak zauważył doświadczony generał, a ostatecznie prezydent USA, „to, co ważne, rzadko jest pilne, a to, co jest pilne, rzadko jest ważne". Poza tym na luksus dzielenia spraw na ważne/nieważne i pilne/niepilne może sobie pozwolić menadżer wysokiego szczebla. Tylko on ma komu delegować zadania do wykonania. Szary pracownik, być może jak Ty, jest tylko od roboty, a nie selekcji zadań. Zakres pracy, a często sposób jej wykonania masz narzucony z góry.

Wobec tego pracujesz coraz dłużej. Usiłujesz wykazać się, że potrafisz zrobić więcej od innych, lub nie umiesz odmówić przyjęcia kolejnych zadań, gdy jeszcze nie skończyłeś poprzednich. Zdarza Ci się pracować po godzinach lub przynosić pracę do domu. Nie starcza Ci czasu na budowę więzi rodzinnych, a stres i rozdrażnienie niszczy Twoje relacje z najbliższymi i współpracownikami.

Jeszcze gorzej przedstawia się sytuacja, gdy wykonujesz prace koncepcyjne. Wtedy szalenie trudno przypisać, czy Twój pomysł na rozwiązanie jakiegoś problemu jest właściwy, czy wymaga dalszego skupienia na nim. Zatem im Twoja praca jest bardziej twórcza, tym potrzebuje zapewnienia lepszych warunków jej wykonywania. Tylko wtedy będziesz mógł się skoncentrować na znalezieniu właściwego rozwiązania. A co jeśli Cię wcześniej rozliczą że nic nie robisz, tylko myślisz?

Co zrobić dzisiaj, żeby jutro lepiej zarządzać swoim czasem?

Współczesny świat narzuca nam przekonanie, że aby mieć prestiż, trzeba być zajętym. Po jakimś czasie – może to być kilka miesięcy czy lat – okazuje się, że następuje u Ciebie wypalenie zawodowe. Nic dziwnego, skoro swój cenny czas przeznaczyłeś na wykonywanie w pracy czynności, z którymi obecnie się nie utożsamiasz. Zamiast realizować swoje marzenia i cele życiowe, dałeś się zagonić w wyścig szczurów.

Owszem, w pracy nauczyli Cię być w miarę efektywnym na potrzeby firmy. Ale czego nauczyłeś się, żeby być produktywnym dla siebie? Niewiele!

Może jednak warto zmienić dotychczasowe metody działania, aby czas dobrze wykorzystać do swoich celów? Zamiast lepiej zarządzać swoim czasem w pracy czy własnym biznesie, zastanów się nad jego właściwym inwestowaniem. Spójrz szerzej na to zagadnienie. Wtedy łatwiej dostrzeżesz, że efektywnie wykorzystasz czas tylko wtedy, gdy nauczysz się bardziej dbać o swoje interesy.

Mam tu na myśli Twoją wewnętrzną, podświadomą potrzebę stworzenia sobie satysfakcjonującego życia. Nastąpi ono, gdy będziesz pracować zgodnie ze swoimi wartościami, w skupieniu na właściwych zadaniach i przy odpowiednim poziomie energii do wykonywanej pracy.

Dlatego tak ważną sprawą jest dokładne zdefiniowanie Twoich wartości, którymi kierujesz się w życiu prywatnym i które powinny być przez Ciebie przestrzegane również w życiu zawodowym. W przeciwnym wypadku braknie Ci właściwych drogowskazów i trafisz na manowce. Spożytkujesz czas na niewłaściwe zajęcia.

Rezultaty Twojego życia zależą od ukierunkowania działań. Musisz mieć opracowaną strategię i przyjąć odpowiednią taktykę, aby mieć pewność, że to, co robisz dziś służy Twoim dalekosiężnym celom. Tylko w ten sposób osiągniesz zaplanowany sukces, gdy planowo rozwijasz swoje kompetencje.

Nie o to chodzi, żebyś pracował więcej niż dotychczas. Takie działanie prowadzi do podejmowania się coraz większej liczby zadań, lecz efekt jest mizerny. Z powodu braku niezbędnej energii i odpowiedniego skupienia na wykonywanej pracy łatwo się rozpraszasz lub zwlekasz z jej właściwym rozpoczęciem. Dopiero gdy ustalisz priorytety i zrozumiesz podłoże swojej motywacji po kolei możesz zająć się poszczególnymi zadaniami, których wykonanie sukcesywnie prowadzi Cię do osiągnięcia wytyczonego życiowego celu.

Jeśli taka procedura osiągnięcia sukcesu w wyniku lepszego zagospodarowania czasu wydaje Ci się skomplikowana, skorzystaj z gotowych podpowiedzi.

Czy wiesz, jak idzie Ci organizacja Twojego czasu? Krótki test

Załóżmy, że zapisałeś zadania do wykonania wynikające z obowiązków służbowych i domowych, znasz swoje marzenia, określiłeś swój życiowy cel i ustaliłeś bieżące priorytety. Podlicz, ile godzin w ciągu ostatniego tygodnia poświęciłeś na zadania, które mają służyć realizacji Twojego życiowego celu. Ten krótki test pozwoli Ci zorientować się, czy dobrze zainwestowałeś swój czas.

Jeśli brakło Ci czasu, aby ta liczba była znacząca, jakie są przyczyny, że tak się nie stało? Jakim zajęciom ostatecznie się poświęciłeś? A może zbyt dużo czasu zajęło Ci zwlekanie? Ile godzin w tym tygodniu zwlekałeś z rozpoczęciem zaplanowanych czynności? Może znasz przyczyny tego stanu rzeczy? W każdym razie wypełnij tabelę podobną do tej poniżej.

Jeśli zainteresował Cię temat zarządzania czasem, zapisz się na bezpłatny webinar ze mną w najbliższy wtorek o 20:00. Odpowiem na czacie na wszystkie Twoje pytania. Tutaj link do zapisu.

Jak ćwiczyć produktywność, zarządzanie czasem i organizację dnia? 6 ćwiczeń do wykonania dzisiaj

W ćwiczeniu produktywności musisz stać się dla siebie trenerem. O ile możesz odziedziczyć dobra doczesne, a więc majątek ruchomy i nieruchomy, o tyle na własny sukces trzeba zapracować. Innymi słowy, tylko Ty masz wziąć osobistą odpowiedzialność za wykorzystanie własnego potencjału. Nikt Cię nie zastąpi w pracy nad swoimi przekonaniami i w realizacji Twoich celów! Tylko Ty decydujesz, ile czasu na to przeznaczysz.

Ćwiczenie 1: Wymień pięć powodów, dla których wstałeś dzisiejszego dnia.

Wiele czynności wykonujemy nawykowo, nie wgłębiając się, czy rzeczywiście trzeba je robić. Który z tych pięciu powodów jest najważniejszy? Jak bardzo wiąże on się z Twoim życiowym celem?

Ćwiczenie 2: Wypisz trzy swoje najważniejsze talenty.

To, jak postrzegasz siebie, decyduje, czy dobrze wykorzystujesz czas. Gdy wierzysz w swoje talenty i jesteś przekonany, że umiesz je wykorzystać, poszukujesz rozwiązań, jak szybko wykonać pracę, a nie skupiasz się na trudnościach, z powodu których trudno Ci ja zacząć.

Ćwiczenie 3: Przypomnij sobie humorystyczną sytuację. Co ją wywołało?

Zapewne zauważyłeś, że w stanie radości dobrze się pracuje. Odnosisz wrażenie, że czas Ci się nie dłuży i roboty ubywa. Podejście z humorem do życia to kwestia Twojego wyboru. Gdy umiesz „z przymrużeniem oka” spojrzeć na swoje niepowodzenie, od razu znajdujesz siły do stawienia czoła przeciwnościom.

Ćwiczenie 4: Opisz w siedmiu zdaniach swój dzień za pięć lat.

Wizualizacja przyszłości początkowo wydaje się trudna. Traktujesz siebie w tak odległym czasie jako kogoś obcego. Jednak warto już teraz, pięć lat przed terminem opisu, mieć wizję tego, co możesz robić w porównaniu z bieżącymi działaniami. To pomoże Ci lepiej planować wykonanie zadań w teraźniejszym życiu. W ten sposób stajesz się proaktywny i robisz wszystko, aby zoptymalizować wykorzystanie czasu. Rozkład zajęć każdego dnia staje się coraz bardziej zbliżony do tego w stosunkowo niedalekiej przyszłości. Pięć lat minie szybko, więc już teraz możesz zacząć żyć tamtym życiem.

Ćwiczenie 5: Przedstaw trzy rzeczy, których nie znosisz robić.

Najczęściej jest tak, że rzeczy, których nie lubimy lub wręcz nie cierpimy robić, są koniecznymi do odniesienia pożądanych rezultatów. Bądź świadomy celu ich robienia. Wtedy szybciej się z nimi uporasz i zyskasz czas na zajmowanie się tym, co lubisz.

Ćwiczenie 6: Wymień co najmniej pięć rzeczy, które kochasz robić.

Z rożnych powodów są rzeczy, które bardzo lubisz robić. Wykonywanie ich jakby nie pochłaniało Twojej energii. Przeciwnie, takie zadania podbudowują Cię psychicznie, dają moc do działania, wywołują radość, że Ci dobrze idą. Można uznać, że stanowią Twoją pasję. Angażujesz się w nie samorzutnie. Miło spędzasz na nie czas.

Jeśli lubisz robić ćwiczenia takie jak te sześć powyżej i jednocześnie chcesz odnieść korzyść z lepszego wykorzystania czasu, przyjrzyj się tej propozycji.
Tam masz pokazane krok po kroku, w jaki sposób możesz nauczyć się efektywnie gospodarować swoim czasem.

Podsumowanie rozważań o zarządzaniu czasem

Rozważania przedstawione w tym artykule miały na celu uzmysłowić Ci, że zarządzanie czasem jest pewnym skrótem myślowym, a w rzeczywistości chodzi o ustalenie priorytetów życiowych i potem konsekwentne zajmowanie się nimi.

Tylko wtedy, gdy umiesz je prawidłowo ustalić i poświęcić im tyle czasu, ile trzeba, aby zrealizować określone cele, może uznać, że dobrze wykorzystujesz dany Ci czas i przeznaczasz go na wykorzystanie swoich talentów. Jestem przekonany, że uświadomiłem Ci, że prawidłowe podejście do życia polega na tym, aby pozbyć się jak największej liczby zbędnych zadań. Jeśli je wykonujesz, doraźnie możesz czuć się ważny, bo jesteś zajęty. Niemniej w dłuższej perspektywie to jest strata czasu.

Photo on Foter.com

Zajmowanie się nimi przeszkadza Ci spożytkować Twój potencjał na sukces. W rezultacie nie jesteś efektywny. Spędzanie zbyt dużej liczby godzin kosztem odpoczynku i budowy dobrych relacji z ludźmi prowadzi do niskiej produktywności życiowej. Osiągasz znacznie mniej, niż wynosi Twój wkład czasu i energii.

Lepiej rób właściwe rzeczy we właściwy sposób. Więcej informacji znajdziesz w skutecznym kursie internetowym: Jak mieć więcej czasu dla siebie.

Jedna odpowiedź do “Jak zarządzać czasem. Test i 6 ćwiczeń do wykonania”

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *